O COMANDANTE DO EXÉRCITO, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 4º da Lei Complementar nº 97, de 9 de junho de 1999, e o inciso XI do art. 20 da Estrutura Regimental do Comando do Exército, aprovada pelo Decreto nº 5.751, de 12 de abril de 2006, resolve:

Art. 1º Aprovar o Regimento Interno da Comissão do Exército Brasileiro em Washington, que com esta baixa.

Art. 2º Estabelecer que esta Portaria entre em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º Revogar a Portaria do Comandante do Exército nº 534, de 30 de agosto de 2004.

Art. 1º Este Regimento Interno define a finalidade, a organização, as atribuições, a competência e as normas que regem o funcionamento da Comissão do Exército Brasileiro em Washington (CEBW).

Art. 2º A CEBW é uma unidade gestora (UG) que tem por finalidade executar os procedimentos relativos à aquisição na área externa e à remessa para o Brasil, de bens ou serviços, solicitados pelos diversos órgãos importadores (OI), bem como o recebimento e a gestão dos recursos do Exército no exterior.

Parágrafo único. A CEBW é subordinada ao Comandante do Exército, por intermédio de seu Gabinete.

Art. 3º A CEBW, conforme organograma constante do Anexo A, tem a seguinte organização:

I - Chefia;

II - Seção de Conformidade de Registro de Gestão (Seç Conf Reg G);

III - Seção de Pessoal (Seç Pes);

IV - Seção de Finanças (Seç Fin);

V - Seção de Aquisição e Controle (Seç Aq Ct);

VI - Seção Administrativa (Seç Adm); e

VII - Seção de Telemática (Seç Tlm).

Art. 4º À CEBW compete:

I - acompanhar a evolução tecnológica dos materiais e equipamentos de interesse da Força e coletar dados para apoiar o planejamento e a execução das aquisições de bens e serviços para o Exército;

II - executar, no exterior, as aquisições requisitadas pelos OI do Exército, por intermédio dos Quadros de Importação (QI), observando as peculiaridades locais e os princípios básicos da legislação brasileira, a regulamentação específica do Exército e a prática comercial internacional;

III - receber do OI a justificativa de ordem técnica, econômica ou financeira, quando se tratar da aquisição de produto que exista similar no mercado brasileiro, para dar andamento ao processo de aquisição;

IV - ajustar, quando for o caso, ouvido o OI, as aquisições com a disponibilidade de recursos;

V - realizar, nos casos previstos no inciso II deste artigo, todas as despesas relacionadas com a aquisição de bens e serviços, até a sua colocação em território brasileiro;

VI - efetuar as despesas decorrentes da execução de objetos contratuais celebrados em razão de licitações internacionais realizadas pelo Exército no Brasil, seja por imposição de cláusula contratual, seja mediante solicitação das organizações militares (OM) encarregadas da fiscalização e dos respectivos contratos;

VII - quando for o caso, receber, adotar as providências necessárias e enviar para o Brasil o material exportado com a finalidade de substituição, repotencialização, manutenção ou realização de testes no exterior;

VIII - receber e gerir os recursos que lhe forem alocados pelos OI para a realização das despesas do Exército no exterior;

IX - receber e gerir os recursos do Fundo do Exército no exterior;

X - quando autorizado pelo Gabinete do Comandante do Exército (Gab Cmt Ex), assistir a todo pessoal do Exército Brasileiro e dependentes, em missão oficial ou em tratamento de saúde nos Estados Unidos da América (EUA), bem como, na medida das possibilidades, a todos os militares do Exército, da ativa ou da reserva, de passagem por aquele país;

XI - apoiar o Gab Cmt Ex em suas atividades desenvolvidas no exterior; e

XII - divulgar o Brasil, o Ministério da Defesa, o Exército e a indústria brasileira de material de defesa, na medida de suas possibilidades e na sua esfera de ação.

§ 1º É vedado à CEBW aceitar a interferência, de qualquer natureza, no processo administrativo de aquisição no exterior, por parte de OM interessada no material a ser adquirido.

§ 2° A CEBW processará apenas os QI que contiverem a identificação do bem a ser adquirido por meio de características técnicas, não devendo ser indicado o nome de possíveis fornecedores, salvo nos casos do material padronizado no âmbito do Exército ou quando tecnicamente justificável, neste caso, mediante parecer elaborado pelo OI e assinado por técnico capacitado, conforme as normas específicas em vigor.

Art. 5º A Seç Conf Reg G tem sua competência definida nas normas expedidas pela Secretaria de Economia e Finanças (SEF).

Art. 6º A Seç Pes tem a seguinte competência, além da inerente a pessoal, secretaria e comunicação social:

I - apoiar o pessoal do Exército designado para missão nos EUA ou de passagem por aquele país;

II - assistir aos militares e seus dependentes em tratamento de saúde nos EUA;

III - organizar o plano de visitas às OM das Forças Armadas dos EUA e aos locais e eventos necessários ao acompanhamento da evolução tecnológica dos materiais e equipamentos de interesse e à coleta de dados para apoiar o planejamento e a execução das aquisições de bens e serviços para o Exército;

IV - receber e encaminhar para expedição a mala diplomática; e

V - remeter, mensalmente, ao Gab Cmt Ex as planilhas contendo as informações referentes à contribuição dos auxiliares locais para a Previdência Social brasileira, para fins de emissão da Guia da Previdência Social.

Art. 7º A Seç Aq Ct tem a seguinte competência:

I - manter registros cadastrais atualizados para efeito de habilitação de fornecedores;

II - coletar e enviar aos OI dados para apoiar o planejamento e a execução das aquisições de bens e serviços para o Exército;

III - realizar os Pedidos de Cotação Inicial (PCI), emitindo os Request for Budgetary Quotation (RFBQ) correspondentes, processando as cotações recebidas e remetendo-as aos OI solicitantes;

IV - receber, quando for o caso, as cópias das Licenças de Importação (LI) remetidas pelos OI e adotar as providências decorrentes;

V - efetuar as aquisições requisitadas pelos OI mediante a realização de licitações, preferencialmente na modalidade pregão eletrônico, ou a compra direta, nos casos de dispensa ou inexigilibidade de licitação, observando as peculiaridades locais e os princípios básicos da legislação brasileira, as Instruções Gerais para a Realização de Licitações e Contratos no Ministério do Exército (IG 12-02) e a prática comercial internacional;

VI - receber dos OI as cópias dos contratos celebrados no Brasil com fornecedores estrangeiros e, em observância a cláusula contratual ou mediante solicitação dos órgãos encarregados de fiscalizar sua execução, adotar os procedimentos necessários para a realização dos pagamentos;

VII - coordenar com o Centro de Importação e Exportação de Material/1º Depósito de Suprimento (CIEM/1º D Sup) os procedimentos técnicos e administrativos de interesse comum, visando à otimização do processo de importação;

VIII - informar ao órgão encarregado pelo desembaraço do bem, o número do Registro de Operação Financeira (ROF), o valor do lote e a data do pagamento ao fornecedor, no caso de material adquirido no exterior, por intermédio de financiamento direto de bens e serviços tipo Buyer`s Credit, onde o financiador paga diretamente sem que o numerário passe pela CEBW;

IX - informar ao órgão encarregado pelo desembaraço do bem, o número do ROF, o valor do lote e a data do pagamento ao fornecedor, no caso de material adquirido no exterior, por intermédio de financiamento direto de bens e serviços, financiamento de longo prazo sem objeto definido por conta de Operação de Crédito Externa (OCE), onde o financiador credita diretamente o numerário na conta da CEBW, com movimentação de numerário somente no exterior;

X - realizar a pesquisa de preço, para fins de verificação da exeqüibilidade dos mesmos, podendo ser executada por intermédio de consulta na rede mundial de computadores (Internet); e

XI - acompanhar, juntamente com o CIEM/1º D Sup e o OI, a execução dos contratos, até o recebimento definitivo do bem ou serviço.

Art. 8º A Seç Fin tem a seguinte competência:

I - processar as despesas com os militares no exterior, conforme determinação da autoridade competente;

II - remeter, mediante autorização do Estado-Maior do Exército (EME) ou dos órgãos de direção setorial (ODS), recursos para as despesas das aditâncias e outras missões no exterior;

III - aplicar os recursos alocados ao Exército no exterior, de acordo com a legislação em vigor;

IV - realizar a transferência patrimonial dos bens adquiridos por requisição dos OI, via Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI), para o 1º D Sup;

V - providenciar a abertura, o encaminhamento e o controle de cartas de crédito, conforme solicitação da Seç Aq Ct;

VI - processar a compra de moedas estrangeiras, de acordo com as necessidades apresentadas pela Seç Aq Ct;

VII - efetuar o pagamento das despesas relativas aos auxílios financeiros destinados a tratamento de saúde e aquisição de medicamentos no exterior, mediante entendimento com a Seç Pes;

VIII - processar o pagamento das despesas relativas aos auxiliares locais, mediante entendimento com a Seç Pes;

IX - elaborar os Processos de Despesas Realizadas (PDR) e os documentos mensais exigidos para a prestação de contas dos recursos geridos pela CEBW;

X - conciliar os relatórios do Sistema de Contabilidade Financeira e Patrimonial (CONFIPA) e do SIAFI; e

XI - elaborar os demais documentos necessários ao acompanhamento do controle por parte da SEF, do Gab Cmt Ex e dos demais OI.

Parágrafo único. A administração dos recursos recebidos poderá ser realizada com a utilização de sistema de controle auxiliar próprio, desde que simultaneamente com o SIAFI.

Art. 9º A Seç Tlm tem a seguinte competência:

I - projetar, implantar e manter a rede de computadores da CEBW;

II - projetar, desenvolver, implantar e manter os sistemas aplicativos da CEBW; e

III - apoiar a Seç Aq Ct, quando necessário, na aquisição de bens e serviços de telemática para o Exército.

Art. 10. A Seção Administrativa (Seç Adm) tem a competência inerente aos apoios logístico e administrativo às atividades da CEBW.

Art. 11. O Chefe da CEBW tem as seguintes atribuições, além das inerentes a seu cargo e à função de Ordenador de Despesas:

I - solicitar ao OI, quando for o caso de adiantamento de parcela de pagamento de contrato, as providências necessárias para obter a autorização do Comandante do Exército;

II - assinar, sempre que necessário, os certificados de usuário final (end user certificate) dos bens e serviços adquiridos pela CEBW;

III - propor ao EME, quando necessário, a alteração dos valores percentuais a serem destinados pelos OI para as despesas com a administração das importações;

IV - representar a CEBW:

a) em suas relações com as autoridades, entidades e firmas estrangeiras;

b) em juízo; e

c) junto aos bancos:

1. no tocante às operações financeiras e monetárias relacionadas com as aquisições; e

2. preferencialmente brasileiros com agências nos EUA, em operações financeiras para aplicação dos recursos do Comando do Exército no exterior;

V - promover, junto às autoridades norte-americanas, os entendimentos necessários ao desempenho de suas funções; e

VI - realizar, mediante autorização do Gab Cmt Ex, a contratação de pessoal civil por tempo determinado para preenchimento de vagas de auxiliares locais, bem como rescindir contratos dos supracitados auxiliares, em conformidade com a legislação específica.

Parágrafo único. O Chefe da CEBW desempenha, também, o cargo de Adjunto do Adido do Exército Brasileiro junto à Embaixada do Brasil nos EUA.

Art. 12. Em suas licitações e contratações, a CEBW observará os princípios básicos da Lei nº 8.666, de 23 de junho de 1993, a legislação brasileira, os International Commercial Terms (INCOTERMS) e as peculiaridades locais na forma estabelecida neste Regimento Interno.

Art. 13. A exigência dos documentos necessários para a habilitação nas licitações será adaptada às práticas comerciais internacionais e às peculiaridades locais, ficando dispensada a exigência de inscrição no Sistema Integrado de Cadastro de Fornecedores (SICAF) dos contratados pela CEBW.

Art. 14. A CEBW inicia cada aquisição após ter recebido os recursos orçamentários e financeiros correspondentes aos bens e serviços, à administração das importações e o respectivo QI, que deverá ter a descrição do material a ser adquirido com redação em inglês e todas as especificações técnicas necessárias para a aquisição do bem, como também, o grupo/classe e a aplicação do material.

§ 1º Os QI que implicarem aquisições com dispensa, inclusive por terem recebido classificação sigilosa, ou inexigibilidade de licitação, somente serão processados após o recebimento dos documentos necessários à fundamentação do respectivo processo de dispensa ou inexigibilidade de licitação.

§ 2º Os recursos orçamentários serão recebidos por meio de Notas de Movimentação de Crédito (NC) contendo, explicitamente, as respectivas destinações.

§ 3º Os recursos financeiros correspondentes à taxa de administração da importação serão utilizados pela CEBW para cobrir os custos diretos e indiretos com as importações.

§ 4º As propostas dos licitantes poderão ser recebidas por meio de um único aparelho de fax, previamente selecionado e instalado na Seç Aq Ct.

§ 5º O OI poderá ser consultado para dirimir dúvidas surgidas durante o certame licitatório e, nos casos em que houver complementação da especificação, a mesma será transmitida à CEBW, por escrito, em documento a ser anexado ao processo.

Art. 15. A CEBW adotará as modalidades de licitação denominadas convite e pregão, para as aquisições de bens e a contratação de serviços, empregando, preferencialmente, o pregão eletrônico.

§ 1º A licitação para a aquisição de bens ou serviços relacionados à requisição do OI poderá ser dispensada nas aquisições de valor até cem mil dólares norte-americanos.

§ 2º A licitação para a aquisição de bens ou serviços relacionados à vida vegetativa da CEBW poderá ser dispensada nas aquisições de valor até dez mil dólares norte-americanos.

Art. 16. A CEBW remeterá para o OI um extrato do contrato celebrado, cabendo ao órgão interessado a publicação resumida do instrumento de contrato ou de seus aditamentos na imprensa oficial.

Art. 17. Os instrumentos convocatórios das licitações (Request for Quotation - RFQ) e os contratos estabelecerão que o material importado deverá ser embarcado para o Brasil em transportes comerciais, preferencialmente de bandeira brasileira.

§ 1º Na elaboração das RFQ e dos contratos a elas vinculados, serão claramente definidos os INCOTERMS.

§ 2º Sempre que possível, deverão ser aproveitadas as disponibilidades oferecidas pelos Comandos da Marinha e da Aeronáutica.

Art. 18. A CEBW poderá adotar o sistema de registro de preços, com a seleção de que trata o § 3º do art. 15 da Lei nº 8.666, de 1993, e de acordo com o previsto no Decreto nº 3.931, de 19 de setembro de 2001, realizado por meio da modalidade pregão.

Art. 19. Nos casos em que for adotada a modalidade convite, a CEBW, ante a impossibilidade de obter, em uma licitação, o número mínimo de três propostas válidas, poderá efetuar a adjudicação, segundo os critérios estabelecidos no instrumento convocatório, desde que o ato seja devidamente justificado.

Art. 20. Os casos de dispensa ou de inexigibilidade de licitação, de que tratam, respectivamente, os arts. 24 e 25 da Lei nº 8.666, de 1993, deverão ser justificados, em processos de dispensa ou de inexigibilidade de licitação e ratificados pelo Chefe do Gab Cmt Ex.

Art. 21. A CEBW deve manter um sistema informatizado com as seguintes funções:

I - prover, inclusive para os OI, por meio de recursos de telemática, dados de apoio ao planejamento e à execução das importações;

II - apresentar o modelo e as instruções para a elaboração dos QI;

III - possibilitar o ajuste dos QI entre a CEBW e os órgãos encarregados de sua elaboração;

IV - agilizar a aprovação dos QI pelos OI e sua remessa para a CEBW;

V - automatizar os procedimentos inerentes às licitações e à elaboração dos contratos, permitindo, inclusive, a remessa das RFQ e o recebimento das propostas, observadas a legislação em vigor e as peculiaridades locais;

VI - agilizar o acompanhamento e o controle das importações pela CEBW e pelos demais órgãos envolvidos.

§ 1º O ajuste dos QI, de que trata o inciso III deste artigo, visa a assegurar, particularmente, que:

I - cada QI seja organizado com itens de natureza similar;

II - cada item seja especificado de forma adequada e de acordo com os princípios contidos nos dispositivos para contratação no âmbito da Administração Federal, sendo vedada a inclusão de marcas, características e especificações exclusivas, salvo nos casos em que for tecnicamente justificável; e

III - os recursos orçamentários sejam alocados nas naturezas de despesas (ND) apropriadas.

§ 2º O sistema de que trata o caput deste artigo e suas alterações posteriores devem ser submetidos, previamente, à aprovação da SEF.

Art. 22. A CEBW receberá do OI, por intermédio do QI e seus eventuais anexos, os dados necessários à elaboração das minutas dos contratos pertinentes à importação de bens e serviços.

§ 1º O foro de julgamento dos contratos celebrados pela CEBW será a cidade de Nova Iorque, nos EUA, sendo os contratos redigidos e mantidos no idioma inglês.

§ 2º A tradução de contratos para o idioma português, quando for o caso, será realizada mediante a contratação de tradutor oficial pelo OI.

Art. 23. A CEBW, na elaboração de contratos considerados de rotina, que não contenham cláusulas especiais ou com elevado grau de complexidade, utilizará modelos padronizados, previamente apreciados por escritório de advocacia da cidade de Nova Iorque e previamente contratado para esse fim.

Parágrafo único. Quando julgado conveniente, em função do grau de complexidade do contrato, a minuta elaborada será submetida ao parecer do escritório de advocacia mencionado no caput deste artigo.

Art. 24. Após firmado pelo Chefe da CEBW, o contrato será transmitido via fax para a firma contratada, cujo representante legal assinará o “aceite” (aknowledgment) e o devolverá, também por fax, como condição de validade do contrato.

Art. 25. A CEBW disponibilizará os contratos no sistema Módulo de Aquisição e Controle/Módulo de Informações Gerenciais (MAC/MIG) para os OI e para o CIEM/1º D Sup, para fins de acompanhamento e controle da importação.

Art. 26. A CEBW, por intermédio da Seç Aq Ct, acompanhará o andamento das aquisições, até a entrega do material no CIEM e, por intermédio deste, será informada sobre a entrega do mesmo ou a prestação do serviço na OM de destino, e manterá os órgãos interessados informados sobre a situação, por meio do sistema informatizado mencionado no art. 21 deste Regimento.

Parágrafo único. Ao CIEM/ 1º D Sup serão remetidos os seguintes documentos:

I - fatura comercial;

II - conhecimento de Embarque Marítimo (Bill of Lading) ou cópia do Conhecimento de Embarque Aéreo (Air Waybill), conforme o caso;

III - averbação provisória do seguro, quando for o caso; e

IV - outros documentos necessários ao desembaraço alfandegário dos bens importados.

Art. 27. A CEBW, nas situações favoráveis à otimização do transporte, receberá, manterá em depósito pelo tempo mínimo necessário à consolidação das cargas e remeterá para o Brasil os bens adquiridos nos EUA.

Art. 28. A CEBW acompanhará no sistema MAC/MIG as informações lançadas pelo CIEM/ 1º D Sup sobre o recebimento e a entrega do material à OM de destino, o número da Declaração de Importação (DI) e, quando for o caso, as alterações constatadas no recebimento, para abertura de um processo de discrepância.

Art. 29. Aberto um processo de discrepância, a CEBW adotará as providências pertinentes para sanar o problema e manterá informados os órgãos interessados.

Art. 30. Os cargos de auxiliares locais são definidos pelo Comandante do Exército.

Art. 31. A contratação de auxiliares locais obedecerá às prescrições da legislação e da regulamentação específicas sobre o assunto, inclusive quanto à observância das peculiaridades do mercado de trabalho local.

Art. 32. Na nota de empenho (NE), no Processo de Compra (PC) e nos demais documentos decorrentes, a CEBW deverá fazer constar, obrigatoriamente, o número e data do contrato de câmbio ou, quando se tratar de OCE, do ROF.

Art. 33. As importações realizadas pelas entidades vinculadas ao Comando do Exército poderão ser apoiadas pela CEBW, somente para fins de intermediação entre as partes.

Art. 34. Este Regimento Interno será complementado pelas Normas Gerais de Ação, a serem baixadas pelo Chefe da CEBW.

APÓLICE DE SEGURO OU CONTRATO DE SEGURO – documento destinado a cobrir os riscos do transporte internacional de todo o material importado pelo Exército, devendo englobar todas as importações programadas (IP) ou importações não programadas (INP), por um período de um a dois anos, facultadas as prorrogações previstas na legislação brasileira de seguros.

ACORDO DE CRÉDITO AO COMPRADOR (BUYER'S CREDIT) - forma de financiamento internacional concedido por intermédio de uma instituição financeira em que o importador utilizará o financiamento obtido em um banco. O exportador receberá à vista e o importador pagará a prazo, podendo, inclusive, o exportador conceder um prazo de noventa dias para o importador, e esse último conseguir um prazo junto a um banco por mais noventa dias. Os prazos de pagamento podem variar, de acordo com o contrato de financiamento.

AVERBAÇÃO DEFINITIVA DE SEGURO - documento comprobatório da efetivação do embarque das mercadorias, objeto do seguro no ramo de transportes.

AVERBAÇÃO PROVISÓRIA DE SEGURO - documento comunicação do segurado à seguradora, utilizado no ramo de transportes, que contém as informações relativas às mercadorias antes do início do seu embarque.

AVISO DE SAQUE - documento enviado pelo tomador do empréstimo à instituição financeira contratada contendo a data do saque, o valor da operação e o número da conta em que o pagamento deve ser efetuado.

CARTA DE OFERTA E ACEITE (LETTER OF OFFER AND ACCEPTANCE - LOA)-documento equivalente às Cartas-Proposta ou Faturas Pró-Forma, utilizado pelo órgão de venda do Departamento de Defesa do Governo dos Estados Unidos da América (EUA), constituindo-se em resposta às solicitações efetuadas pela Comissão do Exército Brasileiro em Washington (CEBW). Esta carta, em modelo impresso, transforma-se em contrato após a sua aprovação e assinatura das partes interessadas.

CARTA OFERTA DE ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS - documento equivalente às Cartas-Proposta ou Fatura Pró-Forma, obtido diretamente dos Governos de outras Nações, excluindo-se desta situação, o Governo dos Estados Unidos da América (EUA).

CARTA-PROPOSTA OU FATURA PRÓ-FORMA (PROFORMA INVOICE) - documento obtido pelos órgãos gestores (OG) das firmas fornecedoras, de seus representantes ou por intermédio da CEBW, no qual são indicados os materiais a serem adquiridos, as condições de preço, de pagamento, os prazos e a forma de entrega.

COMPROVANTE DE EXPORTAÇÃO (CE) - documento emitido pelo Sistema de Comércio Exterior (SISCOMEX), na repartição aduaneira da Secretaria da Receita Federal do Brasil, ao final do processo de exportação e se destina ao exportador.

CONHECIMENTO DE EMBARQUE (BILL OF LADING ou AIR WAY BILL) - título de crédito que representa as mercadorias nele descritas, conferindo ao seu consignatário o direito à posse da mercadoria. É um contrato internacional de ampla aceitação, onde o emitente/transportador ou armador declara ter recebido a mercadoria entregue pelo embarcador e se compromete a transportá-la ao destino que lhe foi indicado.

CONTRATO - acordo comercial firmado entre o órgão importador (OI) ou a CEBW e o fornecedor, com o objetivo de importar bens ou serviços.

CONTRATO DE CÂMBIO - documento firmado entre o comprador e o vendedor da moeda estrangeira, mediante a entrega ou recebimento de moeda nacional. É obrigatório em todas as operações de conversão de moedas no País. Sua oficialização se dá com o registro no Sistema do Banco Central (SISBACEN).

CONTRATO DE COMPENSAÇÃO (OFF-SET) - acordo internacional firmado, normalmente, com origem em um grande contrato de aquisição, que prevê a concessão de benefícios diretos ou indiretos ou ainda, contrapartidas comerciais, industriais ou tecnológicas do vendedor para o comprador, sem ônus adicionais.

CONTRATO FINANCEIRO - acordo financeiro firmado entre uma instituição financeira no exterior e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN-MF), com o objetivo de financiar projetos, a aquisição de mercadorias, serviços ou pagamento de seguro.

DECLARAÇÃO DE IMPORTAÇÃO (DI) - documento eletrônico emitido pelo SISCOMEX que inicia o processo de despacho aduaneiro. Compreende o conjunto de informações gerais correspondentes a uma determinada operação de importação, incluindo, também, informações sobre as condições de pagamento.

DECLARAÇÃO SIMPLIFICADA DE IMPORTAÇÃO (DSI) OU DE EXPORTAÇÃO (DSE) – declaração utilizada na forma e situações previstas na legislação. É concedida a material de emprego militar a de apoio logístico às tropas brasileiras designadas para integrar força de paz em território estrangeiro.

DEPÓSITO ESPECIAL ALFANDEGADO (DEA) - recinto alfandegado de uso exclusivo do importador e habilitado pela Secretaria da Receita Federal (SRF), destinado a estocar itens de suprimento importados.

DECLARAÇÃO PARA DESPACHO DE EXPORTAÇÃO (DDE) - declaração do exportador ou transportador perante a Receita Federal realizada durante o Despacho Aduaneiro que caracteriza a confirmação de embarque do material.

DOWN PAYMENT - pagamento antecipado de parcela do valor de um contrato, até o limite de vinte por cento, mediante autorização solicitada pelo OI ao Comandante do Exército e com a devida garantia bancária oferecida pelo contratado, no mesmo valor.

FATURA COMERCIAL (INVOICE) - documento comercial que formaliza uma operação de compra e venda com o exterior, contendo quantidade, preço e condições de pagamento de mercadorias ou serviços prestados.

INCOTERMS (Termos de Comércio Internacional) - conjunto padrão de definições determinando regras e práticas neutras que servem para definir, dentro de um contrato de compra e venda internacionais, os direitos e obrigações recíprocas do exportador e do importador.

LICENÇA DE IMPORTAÇÃO (LI) - autorização eletrônica, obtida previamente à importação pelo CIEM/1º D Sup junto à Secretaria de Comercio Exterior (SECEX), via módulo específico do SISCOMEX, que permite a entrada de mercadorias/materiais no País, quando estiverem sujeitas a controles especiais pelo órgão licenciador.

MAPA MENSAL - documento elaborado pelo CIEM/1º D Sup para remessa aos OI e à CEBW, contendo dados relativos ao recebimento, liberação e entrega do material oriundo do exterior, no mês considerado.

ÓRGÃO EXPORTADOR (OE) - órgão do Comando do Exército que exerce atividades de exportação de bens.

OPERAÇÃO DE CRÉDITO EXTERNA (OCE) - compromisso financeiro assumido com organismo financeiro internacional, ajustado por intermédio de contrato, com pronunciamento prévio e expresso dos órgãos federais competentes, com a finalidade de financiamento para aquisições de bens a serviços.

ÓRGÃO IMPORTADOR (OI) - órgão do Comando do Exército que exerce atividades de importação de bens a serviços.

PROCESSO ADMINISTRATIVO (PA) - conjunto de expedientes elaborados pela CEBW, relativo ao processo das aquisições, englobando documentos desde o levantamento dos preços até a remessa ao destinatário do material constante dos Quadros de Importação (QI), sendo que cada QI pode dar origem a um ou mais contratos, cabendo à CEBW estabelecer os números dos processos de compras e os informar aos OI.

PROCESSO DE COMPRA (PC) - conjunto de expedientes elaborados pela CEBW, relativo ao processo das aquisições, englobando documentos desde o levantamento dos preços até a remessa ao destinatário do material constante dos QI. Cada QI pode dar origem a um ou mais PC. A CEBW estabelece os números dos PC e os informa aos OI. Pode, no todo ou em parte, ser elaborado e processado com recursos de telemática.

PEDIDO DE COTAÇÃO INICIAL (PCI) - documento processado que objetiva obter uma cotação orçamentária para fins de planejamento e atender ao disposto na Lei nº 8.666, de 1993, é a pesquisa de mercado.

PACKING LIST - é um documento de comércio internacional que relaciona toda a mercadoria embarcada, conforme sua disposição nos volumes, facilitando a identificação e localização de qualquer mercadoria dentro de um lote, incluindo P/N (Part Number) e número de série (S/N - Serial Number), e ainda facilita a conferência da mercadoria por parte da fiscalização.

QUADRO DE EXPORTAÇÃO (QE) - documento de responsabilidade do OE, contendo informações sobre os bens a serem exportados.

QUADRO DE IMPORTAÇÃO (QI) - documento de responsabilidade do OI, contendo informações sobre bens ou serviços a serem importados.

REGULAMENTO DO MERCADO DE CÂMBIO E CAPITAIS INTERNACIONAIS - documento normativo do Banco Central que regulamenta as operações no mercado de câmbio.

RELATÓRIO FINANCEIRO - documento elaborado trimestralmente e disponibilizado à SEF em sistema pela CEBW, onde consta o acompanhamento dos valores financeiros recebidos para aquisição de bens a serviços através de remessas financeiras (Contratos de Câmbio) ou desembolso diretamente no exterior via financiamento (registro de operação financeira), individualizado até a completa utilização de seu saldo, caracterizada pelo número, data a valor da DI.

REGISTRO DE OPERAÇÃO FINANCEIRA (ROF) - registro prévio à importação, realizado no SISBACEN, para operações de financiamento externo com prazos de pagamento superiores a trezentos e sessenta dias junto às instituições financeiras ou organismos internacionais.

REGISTRO DE EXPORTAÇÃO (RE) - documento formalizado por meio do SISCOMEX, que contém o conjunto de informações de natureza comercial, cambial, financeira e fiscal da operação de exportação de uma mercadoria a que define o seu enquadramento. É realizado diretamente pelo exportador ou por seu representante legal em um terminal interligado ao SISCOMEX.

REQUEST FOR BUDGETARY QUOTATION (RFBQ) - documento remetido pela CEBW a diversos fornecedores de bens ou serviços, cadastrados ou não, concretizando um PCI.

REQUEST FOR QUOTATION (RFQ) - instrumento convocatório correspondente à carta-convite, utilizado pela CEBW.

SISTEMA DE INFORMAÇÕES DO BANCO CENTRAL (SISBACEN) - sistema do Banco Central que na área de câmbio efetua o controle dos aspectos cambiais relativos às operações com moeda estrangeira. As operações de importação e exportação de bens a serviços, constantes do SISCOMEX, devem estar relacionadas a um contrato de câmbio ou ROF registrado no SISBACEN. O Sistema relaciona os valores externados com os relativos aos respectivos ingressos de bens, constantes da DI.

SISTEMA INTEGRADO DE COMÉRCIO EXTERIOR (SISCOMEX) - instrumento administrativo que integra as atividades de registro, acompanhamento a controle das operações de comércio exterior, mediante fluxo único computadorizado de informações.

TERMO DE RECEBIMENTO E EXAME DE MATERIAL (TREM) - documento destinado a registrar o recebimento e o exame do material que der entrada na UG, individualmente pelo encarregado do setor de material ou qualquer outro responsável designado pelo agente diretor, com a supervisão do fiscal administrativo ou por comissão nomeada para esse fim.

ÓRGÃOS PROVEDORES - depósitos/batalhões de suprimento responsáveis pela previsão e a provisão dos suprimentos necessários ao funcionamento de todas as OM do Exército.