O Ministro de Estado do Exército, no uso de suas atribuições e de acordo com o que propõe o Estado-Maior do Exército, resolve:

Aprovar as Normas para a Utilização dos Arquivos Bibliotecas e Museus do Exército por parte de Historiadores e outros Estudiosos, que com esta baixa.

( Oficio n° 3.258/A3, de 1 Out 79 do Gab Min - Protocolo nº 2.533/79)

NORMAS PARA UTILIZAÇÃO DOS ARQUIVOS, BIBLIOTECAS
E MUSEUS DO EXÉRCITO POR PARTE DE HISTORIADORES
E OUTROS ESTUDIOSOS

1. FINALIDADE

As presentes Normas têm por finalidade regular a utilização de arquivos, bibliotecas e museus do Exército por parte de historiadores e outros estudiosos.

2 CONCEITUAÇÃO

Para fins destas Normas serão consideradas as seguintes conceituações:

a. Arquivos, Bibliotecas e Museus do Exército - São os arquivos, bibliotecas e museus existentes no âmbito do Exército Brasileiro, quer sejam considerados organizações militares ou apenas dependências internas de outras OM.

b. Credencial de Segurança - Certificado, concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a assunto sigiloso.

c. Documento - Toda base de conhecimento fixada materialmente e suscetível de ser utilizada para consulta, estudo ou prova.

d. Usuário - Historiador ou outro estudioso - de qualquer profissão e nacionalidade -que deseje realizar pesquisas ou consultas (para trabalhos oficiais ou não) em arquivos, bibliotecas e museus do Exército.

3. PESQUISAS E CONSULTAS

a. Todas as facilidades devem ser concedidas pelos Diretores, Chefes e Comandantes, e seus subordinados, aos historiadores e outros estudiosos - de qualquer profissão e nacionalidade - que desejarem realizar pesquisas e consultas em arquivos, bibliotecas e museus do Exército.

b. A concessão das facilidades aos usuários deve levar em conta as precauções ditadas pelas indispensáveis medidas de segurança.

c. As medidas de segurança devem prevalecer acima de quaisquer condições hierárquicas e facilidades funcionais, diplomáticas e outras semelhantes.

d. As pesquisas e consultas sobre matéria de natureza ostensiva podem ser autorizadas pelos Diretores, Chefes e Comandantes das Organizações Militares detentores dos documentos não sigilosos a serem utilizados, considerando sempre a identidade dos usuários, os assuntos em estudo e a finalidade de seu trabalho, sujeitando-se os pesquisadores e consulentes às normas internas das respectivas organizações inclusive aos horários e uso das dependências fixados por aquelas autoridades.

e. Os Diretores, Chefes e Comandantes podem autorizar aos usuários o empréstimo de documentos de que forem detentores, para pesquisas e consultas em domicílio. dentro de prazos estabelecidos por aquelas autoridades, excluindo-se, todavia, os seguintes:

- manuscritos preciosos, desenhos originais, exemplares únicos ou raros de iconografia;

- obras doadas às bibliotecas com tal condição;

- obras de consulta que servem como complemento ao estudo e à pesquisa, tais corno: dicionários, enciclopédias, guias bibliográficos e outros de consultas freqüentes, considerados como referência;

- documentos sigilosos;

- documentos considerados de circulação restrita, a juízo do responsável, após avaliadas as pretensões dos usuários;

- qualquer peça de museu;

- fitas magnéticas contendo gravações;

- qualquer outro documento que, por especiais, não deva ser emprestado.

f. As pesquisas e consultas sobre matéria de natureza sigilosa podem ser autorizadas pelos Diretores, Chefes e Comandantes das Organizações Militares - detentores dos documentos sigilosos a serem utilizados - aos usuários possuidores de Credencial de Segurança na categoria apropriada, e que tenham necessidade dos respectivos conhecimentos em função do assunto e da finalidade do trabalho que realizam, sujeitando-se os pesquisadores e consulentes às normas internas daquelas organizações, Inclusive aos horários e uso das dependências fixados pelas mencionadas autoridades.

4. PRESCRIÇÕES DIVERSAS

a. A concessão de Credencial de Segurança, nas diferentes categorias (Ultra-Secreto, Secreto, Confidencial e Reservado), referida 3.f, é regulada pelos seguintes diplomas legais:

- Regulamento para Salvaguarda de Assuntos Sigilosos,, aprovado pelo Decreto nº 79 099, de 6 Jan 77;

- Normas Gerais para a Concessão de Credencial de Segurança e para a Condução de Investigação para Credenciamento, aprovadas pela Portaria Confidencial nº 1, de 6 Jan 77, do Secretário-Geral do Conselho de Segurança Nacional; e

- Normas para a Concessão de Credencial de Segurança e para a Condução de Investigação para Credenciamento, no Âmbito do Ministério do Exército, aprovadas pela Portaria Ministerial Confidencial, nº 1, de 2 Jan 78.

b. Não deverá, em qualquer caso, ser exigida dos usuários a apresentação de suas anotações, trabalhos finais ou mesmo rascunhos, nem qualquer censura será exercida pelos responsáveis pelos documentos ostensivos ou sigilosos utilizados nas pesquisas e consultas.

c. Os usuários, em qualquer caso, deverão registrar-se junto à chefia do órgão onde pretendam realizar suas pesquisas e consultas, fornecendo:

- a respectiva identificação;

- os assuntos a serem pesquisados e consultados;

- a finalidade dos trabalhos;

- e, sempre que possível, o título dos documentos a serem usados.

d. No caso das pesquisas e consultas envolverem assunto sigiloso, os usuários, na ocasião do registro referido na letra anterior, deverão também apresentar a respectiva Credencial de Segurança.