Portaria nº 054-SEF, de 15 de julho de 2005.

NORMAS PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS DA COMISSÃO DO EXÉRCITO BRASILEIRO EM WASHINGTON

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1º As presentes Normas têm por finalidade estabelecer os procedimentos e rotinas para a prestação de contas dos recursos alocados à Comissão do Exército Brasileiro em Washington (CEBW).

CAPÍTULO II

DOS OBJETIVOS

Art. 2º Estabelecer os procedimentos e rotinas relativas à prestação de contas da CEBW, padronizar os documentos que devem ser encaminhados à 11ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército (11ª ICFEx), definir a forma de arquivo dos mesmos na Seção de Suporte Documental e regular os registros de suas conformidades no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI).

CAPÍTULO III

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 3º A CEBW prestará contas por conformidade diária e por intermédio da documentação comprobatória dos atos e fatos relacionados com as receitas e as despesas, posteriormente à realização da conformidade de suporte documental.

§ 1º A prestação de contas por conformidade diária tem como finalidade verificar os procedimentos para registro no SIAFI, sempre que houver emissão de documentos, previstos neste Sistema, pela Unidade Gestora (UG).

§ 2º A conformidade de suporte documental será procedida, com base no relatório para conformidade diária, de acordo com o previsto nas presentes Normas.

CAPÍTULO IV

DO PROCESSO DE DESPESA REALIZADA

Art. 4º O Processo de Despesa Realizada (PDR) deverá ser elaborado em uma única via e será arquivado na Seção de Finanças da CEBW pelos prazos regulamentares, devendo ficar à disposição dos órgãos de controle interno e externo.

Art. 5º O PDR será constituído pelos seguintes documentos:

I - capa, com a indicação da sigla, código da UG no SIAFI, e o número do(s) Processo(s) de Compra (PC), quando for o caso;

II - Nota de Empenho (NE) extraída do SIAFI e assinada pelos agentes responsáveis;

III - primeira via da Invoice (fatura), ou outros documentos de despesas equivalentes;

IV - cópia da mensagem (FAX), cheque, ou de outro documento, se houver, relativo ao pagamento da(s) despesa(s);

V - relatório(s) emitido(s) pelo Sistema de Processamento de Dados Informatizados da CEBW (SISCEBW), relacionado(s) com o PDR em questão; e

VI - demonstrativo dos saldos, referente aos pagamentos antecipados realizados ao favorecido, (SISCEBW).

Art. 6º Documentos complementares são aqueles que não integram o PDR, tais como:

I - Extrato Bancário, quando for o caso;

II - Conciliação Bancária;

III - Relatório de Prestação de Contas Mensal (Anexo A) e Relatório de Passagem de Função de Ordenador de Despesas (Anexo B), quando for o caso;

IV - Relatório Down Payment;

V - Relatório de Movimentação de Almoxarifado (RMA);

VI - Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMBM);

VII - Relatório de Exame de Pagamento;

VIII - Processo de Prestação de Contas de Suprimento de Fundos;

IX - Processo Administrativo (licitação/dispensa/inexigibilidade)

X - Contrato de Receita e de Despesa, quando for o caso;

XI - Declaração de Bens e Rendas;

XII - Relatório de Gestão e seus anexos, referentes à Tomada de Contas Anual (TCA);

XIII - Extratos e comprovantes do Cartão de Crédito;

XIV - Relatórios gerados pelo SISCEBW; e

XV - Outros documentos de emissão mensal ou trimestral, previstos na legislação em vigor e não citados acima.

Art. 7º O PDR será numerado, por exercício financeiro, no formato XXXXX/MM/AA onde:

I - XXXXX - indica o número seqüencial do PDR, dentro do exercício financeiro, devendo ser utilizada numeração distinta por órgão;

II - MM - indica o mês de emissão do PDR;

III - AAAA - indica o ano

Parágrafo único. O PDR relativo às despesas empenhadas, por estimativa ou global. receberá numeração única, cabendo à UG identificar na capa do PDR o mês de abertura do mesmo e, a cada parcela, anexar os documentos comprobatórios (Invoice ou documento equivalente), independentemente do mês em que ocorrerem os pagamentos.

Art. 8º Os documentos complementares, citados nos incisos I, II, III, IV e XIV do artigo 6º, deverão ser remetidos à 11ª ICFEx, até o quinto dia útil do mês subseqüente, exceto o Relatório de Passagem de Função de Ordenador de Despesa, que será remetido até o segundo dia útil após a data da passagem da função.

§ 1º A documentação citada no item XII, deverá ser encaminhada à 11ª ICFEx, anualmente, conforme instruções especificas da Secretaria de Economia e Finanças (SEF);

§ 2º Os demais documentos complementares, depois de certificados pela Seção de Finanças, deverão ser encaminhados por intermédio de expedientes específicos, ao Suporte Documental.

CAPÍTULO V

DA CONFORMIDADE DIÁRIA

Art. 9º A conformidade diária consiste na ratificação pelo Ordenador de Despesas (OD) dos atos e fatos de gestão praticados, no que se refere aos aspectos formal e contábil dos documentos integrantes do relatório extraído do SIAFI, definindo a responsabilidade de acordo com a legislação vigente.

Parágrafo único - Sempre que houver o registro de qualquer documento no SIAFI a UG deverá extrair, no dia seguinte, o relatório para conformidade diária.

Art. 10. O OD ou a pessoa por ele designada em Boletim Interno (BI) da UG, deve verificar se os documentos constantes do relatório para a conformidade diária foram formalmente autorizados e se estão corretos, registrando em seguida, no prazo estabelecido pela Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda (STN/MF), a conformidade diária no SIAFI, com restrição ou sem restrição, conforme o caso.

Art.11. Após o registro no SIAFI, o relatório para conformidade diária deverá ser datado e assinado pelo OD, evidenciando no mesmo, se o referido registro foi realizado sem restrição ou com restrição e encaminhado, com a respectiva documentação comprobatória, à Seção de Suporte Documental.

CAPÍTULO VI

DA CONFORMIDADE DE SUPORTE DOCUMENTAL

Art. 12. A conformidade de suporte documental consiste na responsabilidade quanto à certificação da existência de documento hábil, que comprove as operações relativas aos atos e fatos de gestão praticados, retratando as transações efetuadas.

§ 1º Após a emissão do relatório para conformidade diária, o responsável pela conformidade de suporte documental, titular ou substituto, fará o registro da conformidade no SIAFI, com restrição ou sem restrição, no prazo máximo de 72 horas em relação à emissão dos documentos.

§ 2º A CEBW deverá designar, em BI, um agente titular (oficial) para a conformidade de suporte documental, ou na impossibilidade e devidamente autorizado pela SEF, um graduado ou servidor civil; e um substituto eventual, que no caso dos afastamentos do titular, ficará responsável pelo registro da conformidade de suporte documental.

§3º O agente responsável pela conformidade de suporte documental será credenciado e incluído, na tabela de código da UG no SIAFI, pela 11ª ICFEx.

§4º O agente titular integrará o Rol dos Responsáveis do SIAFI ou o seu substituto eventual, quando for o caso.

§5º Visando manter a segregação de função, não poderá ser designado como titular ou substituto eventual da conformidade documental, militar ou servidor civil que tenha a função de emitir documentos, tais como: Nota de Movimentação de Crédito (NC), Nota de Lançamento (NL), Ordem Bancária (OB), etc.

Art.13. Após a análise e verificação da documentação, referente ao relatório para a conformidade diária, será procedido o registro no SIAFI da conformidade e seus documentos anexos e, quando for o caso, serão mantidos em arquivos específicos, na Seção de Suporte Documental, organizados por órgãos distintos, agrupados por mês e na ordem seqüencial crescente das datas dos referidos relatórios.

CAPÍTULO VII

DA TRAMITAÇÃO INTERNA DE DOCUMENTOS

Art. 14. Os documentos a seguir relacionados deverão ser encaminhados, pela Seção de Finanças, à Seção de Suporte Documental:

I - primeira via da fatura, invoice, NF ou documento equivalente, quando a NL de apropriação nas contas fornecedores e/ou pessoal a pagar e/ou em outras obrigações, constar do relatório para a conformidade diária;

II - primeira via da Invoice, Nota Fiscal (NF) ou documento equivalente, quando constar do relatório para conformidade diária a NL de baixa das contas Adiantamento a Fornecedores, Responsabilidades com Terceiros, ou em Adiantamento para Inversões em Bens Imóveis.

III - o processo de prestação de contas de suprimento de fundos, quando a NL de comprovação do mesmo constar do relatório de conformidade diária;

IV - o processo administrativo (licitação, dispensa ou inexigibilidade), quando constar do relatório de conformidade diária a primeira NE correspondente; e

V - os termos de contratos/aditivos/apostilas, de convênios/aditivos (de despesa e de receita), quando constar no relatório de conformidade diária a emissão da primeira NE correspondente, ou quando do recebimento da receita, respectivamente.

§ 1º No verso da fatura, Invoice, NF ou documento equivalente, além da declaração de que o material/serviço foi recebido/prestado e a autorização do OD para o pagamento da despesa, deverá ser aposto um carimbo com as informações a seguir, conforme o caso:

a. número da NE, no formato (200XNEXXXXXX);

b. número da NL, no formato (200XNLXXXXXX);

c. número da OB, no formato (200XOBXXXXXX);/p>

d. número do processo administrativo a que se refere o inciso IV deste artigo.

§ 2º No campo observação/finalidade, da OB, deverá ser informado o número e data da fatura, Invoice, NF ou documento equivalente e o número da respectiva NL de apropriação na conta Fornecedores ou Pessoal a Pagar, conforme o caso;

§ 3º No campo observação/finalidade, dos documentos registrados no SIAFI, poderá conter ainda, resumidamente, outras informações julgadas necessárias, para melhor identificar o fato administrativo ocorrido;

§ 4º Na NE, no campo observação/finalidade, deverá ser informado, também, o número do PDR e o número do contrato, quando for o caso, e no campo nº do processo, ser informado a modalidade da licitação, ano e número (Conv-200x/XXX, TP-200x/XXX, Conc-200x/XXX);

§ 5º No caso de Invoice ou documento equivalente, além da declaração de que o material/serviço foi recebido/prestado e da autorização do OD para o pagamento da despesa, deverá ser aposto um carimbo, com as informações a seguir, conforme o caso:

a. nome abreviado da UG importadora, código SIAFI, ano e número do Quadro de Importação (QI), no formato (DLOG/160069/200xQIXXX /00001);

b. número da NE, no formato (2001NEXXXXXX);

c. número da NL, para a situação a que se refere o inciso I deste artigo, no formato (2004NLXXXXXX);

d. número do FAX ou do cheque relativo à despesa paga, acrescentando, quando pertinente, a referência a outro pagamento da mesma obrigação, apondo o número da NL e da NE; e

e. número do PC a que se refere a despesa.

CAPÍTULO VIII

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL

Art. 15. O OD deverá, mensalmente, até o segundo dia útil do mês subseqüente, realizar uma reunião com o responsável pela conformidade de suporte documental e os seus agentes executores diretos, previstos no Título III do Regulamento de Administração do Exército (R-3), a fim de examinar os atos e fatos de gestão orçamentária, financeira, patrimonial e de pessoal, ocorridos no mês encerrado, bem como elaborar, no final da reunião, o Relatório de Prestação de Contas Mensal (Anexo A) englobando as UG, remetendo-o até o dia 10 (dez) para a 11ª ICFEx e, uma cópia à Seção de Finanças da UG, para fins de arquivo.

Parágrafo único. A 11ª ICFEx fica autorizada a solicitar à CEBW outras informações e documentos que julgar imprescindíveis e que devam constar do Relatório de Prestação de Contas Mensal (Anexo A), com a finalidade de evidenciar e comprovar os atos e fatos de gestão praticados, em relação aos documentos que ficam arquivados na UG.

CAPÍTULO IX

O ARQUIVO NA CEBW DOS DOCUMENTOS DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 16. Constará da prestação de contas, a documentação abaixo especificada e que deverá ficar arquivada na Seção de Finanças da CEBW:

I - cópia da mensagem (FAX), cheque, ou outro documento relativo aos pagamentos realizados;

II - extrato bancário e conciliação, quando for o caso;

III - PDR, referente às despesas pagas no mês, na ordem cronológica das respectivas datas de pagamento;

IV - Relatório de Prestação de Contas Mensal (Anexo A);

V - Declaração de Bens e Rendas;

VI - Relatório de Passagem de Função de OD (Anexo B) referente às UG dos dois órgãos;

VII - relatório para conformidade diária; e

VIII - Processo de Prestação de Contas de Suprimento de Fundos concedidos à agentes supridos da CEBW; e

IX - Outros documentos, previstos em normas e legislação específicas ou gerados pelo SISCEBW.

§ 1º Os Processos de Prestação de Contas de Suprimento de Fundos, concedidos às Aditâncias e a outros militares em missão no exterior, não são arquivados na CEBW e sim encaminhados, pelo agente suprido, ao órgão gestor do recurso, para fins de conferência e arquivo, ficando a disposição dos órgãos de controle interno e externo, permanecendo arquivado na CEBW, apenas, o ofício de quitação do Suprimento de Fundos encaminhado pelo agente suprido.

§ 2º A 11ª ICFEx deverá verificar, por amostragem, em suas visitas de auditoria realizadas ao Gabinete do Comandante do Exército ou ao Estado-Maior do Exército (EME), os Processos de Prestação de Contas de Suprimento de Fundos, concedidos às Aditâncias e à outros militares em missão no exterior.

Art. 17. Constará, também, da Prestação de Contas e ficará arquivada na Seção Administrativa, a seguinte documentação, relativa à movimentação de bens de consumo ou permanentes existentes na CEBW:

I - RMA;

II - RMBM;

III - demonstrativo das contas representativas dos bens de consumo, permanentes e de estoque, extraídos do SIAFI;

IV - inventário de material de consumo e permanente, quando da sua elaboração anual, para constituição do processo de TCA;

V - documentos referentes à movimentação de material (Guia de Fornecimento, Guia de Remessa, Termo de Doação, etc.); e

VI - outros documentos, previstos em normas ou legislação específicas.

Art. 18. Os documentos relativos aos processos administrativos (licitação, sua dispensa ou inexigibilidade) e os correspondentes aos fornecedores cadastrados ou habilitados, deverão ficar arquivados na Seção de Aquisições e Contratos da CEBW.

Parágrafo único. Os processos administrativos, quando solicitados pela 11ª ICFEX, deverão ser remetidos, tempestivamente, para análise e arquivo naquela Inspetoria.

Art. 19. A documentação que trata os Art. 16,17 e 18, deverá ficar arquivada na CEBW, pelos prazos previstos nas Normas para Arquivamento e Destruição de Documentos Contábeis e Financeiros, aprovadas pela Portaria nº 011-SEF, de 17 Out 1995.

CAPÍTULO X

DAS PRESCRIÇÕES DIVERSAS

Art. 20. A CEBW deverá implementar gradualmente as modificações necessárias para cumprir a nova sistemática de prestação de contas, previstas nestas Normas, a partir de 01 de agosto de 2005.

Art. 21. Os casos omissos nas presentes Normas serão resolvidos pelo Secretário de Economia e Finanças.