O CHEFE DO ESTADO-MAIOR DO EXÉRCITO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do art. 3º do Regimento Interno do Comando do Exército, aprovado pela Portaria nº 951, de 19 de dezembro de 2006, e inciso VIII do art. 5º do Regulamento do Estado-Maior do Exército (R-173), aprovado pela Portaria nº 514, de 29 de junho de 2010, e, em conformidade com o parágrafo único do art. 5º, inciso III do art. 12, e o caput do art. 44, das Instruções Gerais para as Publicações Padronizadas do Exército (EB 10-IG-01.002), aprovadas pela Portaria nº 770, de 7 de dezembro de 2011, ouvidos o Comando Logístico, o Comando Militar do Leste, o Comando Militar do Planalto, o Comando de Operações Terrestres, o Departamento de Ciência e Tecnologia, o Departamento de Educação e Cultura do Exército, o Departamento de Engenharia e Construção, o Departamento-Geral do Pessoal, a Secretaria de Economia e Finanças, e a Secretaria-Geral do Exército, resolve:

Art. 1º Aprovar a Diretriz para a Desativação do Centro de Documentação do Exército, que com esta baixa.

Art. 2º Estabelecer que esta Portaria entre em vigor na data de sua publicação.

a. Regular as medidas necessárias à desativação do Centro de Documentação do Exército (CDocEx), aprovada pela Portaria nº 797-Cmt Ex, de 30 de dezembro de 2011.

b. Definir as atribuições dos diferentes órgãos do Exército envolvidos nas ações de que trata a presente Diretriz (Dtz).

a. Decreto nº 72.332, de 4 JUN 1973 - Cria o Centro de Documentação do Exército e dá outras providências.

b. Decreto nº 5.751, de 12 ABR 06 - Aprova a Estrutura Regimental do Exército.

c. Portaria nº 951-Cmt Ex, de 19 DEZ 06 - Aprova o Regimento Interno do Comando do Exército e dá outras providências.

d. Portaria nº 797-Cmt Ex, de 30 DEZ 11 - Desativa o Centro de Documentação do Exército e dá outras providências.

a. Racionalizar os procedimentos relacionados às atividades histórico-culturais do Exército Brasileiro, aumentando a eficácia do planejamento e da execução dessas atividades.

b. Preservar os valores e a memória institucional do CDocEx, por meio da manutenção de seu acervo histórico no Arquivo Histórico do Exército (AHEx).

a. Considerações iniciais

1) O CDocEx foi criado, em 1973, com a finalidade de coordenar a execução das atividades referentes à documentação, história e ao patrimônio histórico-cultural do Exército.

2) Naquela ocasião, o cargo de Chefe do CDocEx era exercido por um general-de-brigada combatente, e o órgão enquadrava o Arquivo do Exército; a Imprensa do Exército; o Gabinete Fotocartográfico; o Museu do Exército; a Biblioteca do Exército (BIBLIEx) e o Estabelecimento General Cordeiro de Farias (EGGCF).

3) Em 1980, com a criação da Diretoria de Assuntos Culturais, Educação Física e Desportos (DACED), cuja 2ª Seção cuidava dos Assuntos Culturais e Históricos, o CDocEx perdeu para a nova diretoria a BIBLIEx e o Museu do Exército, e, para a Secretaria-Geral do Exército (SGEx), o Arquivo do Exército e o EGGCF, além da supressão do cargo privativo de general-de-brigada para a sua Chefia.

4) A partir daí, com as diversas transformações e mudanças de subordinação ocorridas na Instituição, principalmente as decorrentes da criação da Diretoria de Assuntos Culturais (DAC), por transformação da DACED, em 1990, as atividades relacionadas à história e ao patrimônio históricocultural do Exército foram transferidas para essa Diretoria, permanecendo, no entanto, no CDocEx, as atividades referentes ao histórico de OM, musicologia e heráldica.

5) Em 2008, com a transformação do DEP em Departamento de Educação e Cultura do Exército (DECEx) e a DAC em Diretoria do Patrimônio Histórico e Cultural do Exército (DPHCEx), esta como órgão técnico-normativo do DECEx, com a missão de orientar, controlar e supervisionar as atividades de preservação, conservação, restauração e divulgação do patrimônio histórico, artístico e cultural da Força, restou finalmente indicado, pela simples designação desses órgãos, a intenção de centralizar nos mesmos a gestão de todas as funções relacionadas à história e à cultura.

6) Desse modo, atendendo à proposta formulada pelo DECEx, o Sr Comandante do Exército decidiu pela desativação do CDocEx, a partir de 30 ABR 12, com a transferência das atividades históricas e culturais que realizava, para a órbita da DPHCEx / DECEx, e demais tarefas para a SGEx. Os seus recursos humanos e materiais, serão transferidos para a DPHCEx, SGEx, e outras OM, se for o caso.

7) As obras literárias, os documentos históricos, as cartas e mapas da Biblioteca do CDocEx, assim como os quadros e pinturas do CDocEx serão aproveitados pela DPHCEx, pelo recém criado Centro de Estudos e Pesquisas de História Militar do Exército (CEPHiMEx), pela BIBLIEx, pelo AHEx, ou por outra OM, conforme avaliação da DPHCEx.

8) Os Registros Históricos das OM em atividade serão arquivados e processados no AHEx.

9) O material em exposição no Salão Guararapes, Bloco A do QGEx, ficará sob a responsabilidade da SGEx.

10) O material da Exposição Permanente do Exército, no Teatro Pedro Calmon do QGEx, ficará sob a responsabilidade da SGEx.

11) Os materiais históricos do Espaço Cultural General Tasso Fragoso, da Biblioteca do CDocEx, serão avaliados pela DPHCEx que proporá local para exposição e as responsabilidades cabíveis.

b. Premissas

1) As atividades de cunho histórico (pesquisa sobre a evolução histórica das OM; arquivamento dos registros históricos das OM; e pesquisas sobre assuntos histórico-militares), atualmente, sob a responsabilidade da Seção de Arquivo Histórico de OM / CDocEx, deverão ser transferidas para o AHEx / DPHCEx, assim como o material, equipamentos, fontes de consulta e acervo de valor histórico correlatos.

2) Os estudos para a concessão de honrarias castrenses (denominações históricas, estandartes e uniformes históricos), bem como o desenho gráfico de estandartes, distintivos de bolso (históricos e não históricos), de insígnias e de medalhas, atualmente sob a responsabilidade da Seção de Heráldica e da Seção de Histórico das Organizações Militares do CDocEx, assim como o julgamento e parecer sobre a adoção de dobrados e canções militares, hoje sob a batuta da Seção de Musicologia do CDocEx, deverão ser assumidas pela própria DPHCEx, juntamente com o material, equipamentos, fontes de consulta e acervo de valor histórico correlatos.

3) No que tange às funções ora transferidas, anteriormente da esfera da SGEx, agora da DPHCEx, deverá ser institucionalizado um vínculo técnico entre esses dois órgãos, visando à celeridade no atendimento às necessidades do QGEx, especialmente do Gab Cmt Ex, conforme Anexo.

4) Enquanto desativado, os valores e a memória institucional do CDocEx deverão ser preservados, por meio da manutenção de seu acervo histórico no AHEx / DPHCEx.

5) O mobiliário, equipamentos de informática e outros materiais sem valores históricos, culturais e/ou artísticos, deverão permanecer na SGEx e/ou transferidos para OM da Gu de Brasília.

6) Visando ao aproveitamento máximo dos 55 (cinquenta e cinco) cargos a serem disponibilizados com a desativação em pauta, 22 (vinte e dois) cargos atinentes às atividades finalísticas do CDocEx deverão ser alocados à DPHCEx. Os 33 (trinta e três) restantes deverão ser aproveitados pela própria SGEx, em função das atividades que passarão do CDocEx para esse Órgão, e pelo EME, para as redistribuições julgadas necessárias.

7) Os servidores civis do CDocEx serão aproveitados pela SGEx.

8) O Diretor da DPHCEx será o Gerente do Projeto para as ações de desativação do CDocEx.

9) O Chefe do CDocEx será o Supervisor do Projeto para as ações de desativação do CDocEx.

a. Sequência das Ações

b. Plano do Projeto de Desativação do CDocEx

1) O detalhamento das ações previstas na letra anterior, tais como mudanças de instalações, preparação e execução de obras, ocupação de instalações e planejamento de transporte deverão ser discriminados no Plano de Projeto, a cargo do Gerente de Projeto, com especial atenção para a movimentação do acervo histórico de maior valor.

2) De igual modo, no que se refere às transferências patrimoniais e outras medidas administrativas, que se fizerem necessárias, deverão constar do mesmo Plano de Projeto.

a. Estado-Maior do Exército

1) Coordenar as atividades para a operacionalização desta Dtz.

2) Realizar as reuniões de coordenação que se fizerem necessárias.

3) Aprovar os novos QC/QCP e QDM/QDMP da DPHCEx, AHEx e SGEx.

4) Aprovar o planejamento de movimentação de pessoal, de redistribuição de cargos e de transferência e translado de material das diversas classes, mobiliário, biblioteca e acervos do CDocEx.

5) Dos 55 (cinquenta e cinco) cargos a serem disponibilizados com a desativação, transferir 22 (vinte e dois) cargos atinentes às atividades finalísticas do CDocEx para a DPHCEx, e os 33 (trinta e três) restantes para a SGEx e outras redistribuições julgadas necessárias.

b. Comando Logístico

1) Realizar, com base em proposta do DECEx, o planejamento e a execução das funções logísticas de transporte e suprimento decorrentes da presente Dtz.

2) Quantificar e incluir no respectivo Plano Básico e de Gestão Setorial os recursos necessários à execução das atividades decorrentes desta Dtz, destacando que para as atividades previstas para o ano de 2012, o DECEx deverá repassar os recursos necessários, particularmente no que se refere às funções logísticas de transporte e suprimento.

3) Integrar o Projeto de Desativação do CDocEx, indicando os membros da Equipe de Projeto necessários.

c. Comando Militar do Leste

1) Planejar as medidas decorrentes da desativação, com reflexos, dentre outros, para a movimentação de pessoal, transferência e translado de material das diversas classes, mobiliário, biblioteca e acervos do CDocEx, na área da 1ª RM.

2) Atualizar o planejamento do C Mil A, considerando esta Dtz.

d. Comando Militar do Planalto

1) Planejar as medidas decorrentes da desativação, com reflexos, dentre outros, para a movimentação de pessoal, transferência e translado de material das diversas classes, mobiliário, biblioteca e acervos do CDocEx, na área da 11ª RM.

2) Atualizar o planejamento do C Mil A, considerando esta Dtz.

e. Departamento de Educação e Cultura do Exército

1) Propor, ouvido o Gerente do Projeto:

a) ao EME:

(1) a redistribuição dos cargos da OM em desativação, em coordenação com a SGEx;

(2) a transferência de material das diversas classes, mobiliário, biblioteca e acervos do CDocEx;

(3) a época, duração, conteúdo e local de um estágio de preparação, para os integrantes da DPHCEx, encarregados de assimilar os conhecimentos necessários à condução das atividades, ora, transferidas;

(4) a atualização dos regulamentos, normas e instruções gerais relacionados à transferência das atividades finalísticas, do CDocEx para a DPHCEx;

(5) se for o caso, a adequação de datas e prazos previstos nesta Dtz; e

(6) os novos QC/QCP e QDM/QDMP da DPHCEx e AHEx.

b) ao DGP:

- a partir de maio de 2012, o pessoal a ser movimentado para a DPHCEx e AHEx, SGEx e outras OM, se for o caso.

c) ao DEC:

- as adaptações das instalações e obras necessárias à DPHCEx e AHEx, além da SGEx.

2) Realizar, informando ao DEC, as transferências patrimoniais necessárias.

3) Coordenar com o COLOG a execução das funções logísticas, especialmente transporte, visando ao translado de material das diversas classes, mobiliário, biblioteca e acervos do CDocEx, de Brasília-DF para o Rio de Janeiro-RJ, de acordo com as prioridades estabelecidas pelo EME e propostas do Gerente do Projeto.

4) Coordenar com a SGEx:

a) a manutenção das responsabilidades afetas à Exposição Permanente do Exército e do Salão Guararapes, em Brasília/DF, do Sistema de Legislação do Exército (SISLEG), por este OADI, bem como a destinação do acervo do Espaço Cultural General Tasso Fragoso;

b) a época, duração, conteúdo e local de um estágio de preparação, para os integrantes da DPHCEx encarregados de assimilar os conhecimentos necessários à condução das atividades, que serão transferidas para aquela Diretoria;

c) a elaboração do plano de movimentação de pessoal;

d) a assunção (pelo AHEx) do acervo histórico do CDocEx, como OM.

5) Quantificar e incluir no respectivo Plano Básico e de Gestão Setorial os recursos necessários à execução das atividades decorrentes desta Dtz.

f. Departamento de Engenharia e Construção

1) Realizar, com base em proposta do DECEx, o planejamento e a execução da construção e/ou adequação das instalações da DPHCEx e AHEx.

2) Realizar, com base em proposta da SGEx, o planejamento e a execução da construção e/ou adequação de suas instalações.

3) Quantificar e incluir no respectivo Plano Básico e de Gestão Setorial os recursos necessários à construção e/ou adequação das instalações.

4) Integrar o Projeto de Desativação do CDocEx, indicando os membros da Equipe de Projeto necessários.

g. Departamento-Geral do Pessoal

1) Proceder à movimentação de pessoal decorrente desta Dtz, de acordo com a proposta do Gerente do Projeto.

2) Quantificar e incluir no respectivo Plano Básico e de Gestão Setorial os recursos necessários à movimentação de pessoal.

3) Integrar o Projeto de Desativação do CDocEx, indicando os membros da Equipe de Projeto necessários.

h. Secretaria de Economia e Finanças

1) Providenciar oportunamente a cassação da semi-autonomia administrativa do CDocEx, conforme proposta da SGEx, ouvido o Gerente do Projeto.

2) Providenciar todas as medidas administrativas decorrentes da desativação do CDocEx, junto aos órgãos da administração pública.

3) Atualizar o planejamento da Secretaria, considerando esta Dtz. i. Secretaria-Geral do Exército

1) Planejar as medidas decorrentes da desativação do CDocEx, com reflexos, dentre outros, para a sua cumulação com os encargos remanescentes daquela OM.

2) Coordenar com o DECEx:

a) a assunção (pela SGEx) das responsabilidades afetas à Exposição Permanente do Exército e ao Salão Guararapes, em Brasília/DF, ao SISLEG; bem como a destinação do acervo do Espaço Cultural General Tasso Fragoso;

b) a preparação de um estágio para os integrantes da DPHCEx (definindo a época, duração, conteúdo e local), no que diz respeito às peculiaridades das atividades que serão transferidas do CDocEx para aquela Diretoria;

c) a assunção (pelo AHEx) do acervo histórico do CDocEx, como OM.

3) Cooperar com o DECEx na atualização dos regulamentos, normas e instruções gerais relacionados às atividades finalísticas, ora, transferidas do CDocEx para a DPHCEx.

4) Coordenar com o DECEx e o DEC o planejamento e a execução de obras e/ou adequação de suas próprias instalações.

5) Assumir as instalações hoje ocupadas pelo CDocEx, assim que possível, e coordenar a redistribuição para outras OM.

6) Integrar o Projeto de Desativação do CDocEx, indicando os membros da Equipe de Projeto necessários.

7) Apresentar proposta de novos QC/QCP e QDM/QDMP da SGEx.

j. Gerente do Projeto

1) Designar os integrantes da equipe do projeto.

2) Solicitar formalmente, aos ODS e C Mil A envolvidos no projeto, a indicação de um representante, que passará a compor a equipe do projeto.

3) Elaborar o Plano do Projeto e os anexos julgados necessários.

4) Definir as necessidades de ligação com os diversos órgãos participantes do projeto.

5) Realizar reuniões de coordenação com o Supervisor e com representantes dos ODS, OADI e OAS envolvidos no projeto.

6) Definir o fluxo de informações necessárias à avaliação do projeto e os indicadores de avaliação.

7) Coordenar e controlar todas as atividades referentes ao projeto, inteirando-se mesmo daquelas que são conduzidas por outros órgãos.

8) Realizar o acompanhamento físico da implantação do projeto.

9) Promover a avaliação da implantação do projeto.

10) Reportar-se ao EME, por intermédio do canal de comando, informando o desenvolvimento do cronograma das atividades e sobre eventuais problemas que excedam a sua competência.

11) Delegar competência ao Supervisor, caso necessário.

a. As ações decorrentes desta Dtz poderão ter seus prazos alterados pelo EME, conforme determinação do Comandante do Exército, a disponibilidade de recursos orçamentários ou por proposta do Gerente do Projeto.

b. A movimentação de pessoal do CDocEx para a DPHCEx e o AHEx será condicionada, em princípio, ao voluntariado e executada conforme proposta a ser elaborada pelo Gerente do Projeto.

c. A redistribuição dos cargos e a transferência e/ou aquisição de material decorrente da presente Dtz serão efetivadas após a aprovação dos respectivos QC/QCP e QDM/QDMP, a serem propostos pelo DECEx e pela SGEx.

d. Estão autorizadas as ligações necessárias ao desencadeamento das ações referentes à condução do Projeto, entre o Gerente e todos os órgãos envolvidos.

e. Após a desativação do CDocEx, uma equipe composta pelo atual Chefe e até dez militares da OM desativada permanecerá à disposição da SGEx com a finalidade de encerrar/resolver as pendências administrativas, de pessoal e de vida vegetativa da OM.

f. Os processos remetidos ao CDocEx (com solicitações de honrarias castrenses e pesquisas) e ainda não avaliados, deverão ser remetidos à DPHCEx após o encerramento das atividades finalísticas, para avaliação, estudo, parecer e remessa à SGEx, ou interessado, e para despacho com o Comandante do Exército, se for o caso. As OM deverão ser informadas quanto a remessa à DPHCEx para que não haja quebra de continuidade nos processos.

g. Os diversos processos deverão seguir o novo fluxo de tramitação (Anexo), até a aprovação da nova Portaria pelo Cmt Ex.

h. As OM deverão ser informadas que a remessa do Registro Histórico (RH) do ano de 2011, e anteriores, deverá ser feito ao AHEx.

i. A SGEx deverá planejar e conduzir, em coordenação com a DPHCEx, o ato e a cerimônia de desativação do CDocEx.