PORTARIA – C EX N° 1878, DE 30 DE NOVEMBRO DE 2022

EB: 64535.002839/2022-41

Art. 1º Estabelecer os princípios, os objetivos e as orientações gerais para a governança da gestão documental do Exército Brasileiro (EB), visando à salvaguarda do patrimônio documental, à facilidade de acesso e segurança da informação dos documentos arquivísticos e à preservação documental, em conformidade com as normas preconizadas pelo Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), criado pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e regulamentado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

Art. 2º Constitui-se documentação básica de referência desta Política:

I - a Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988;

II - a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos oficiais;

III - a Lei nº 8.159, de 1991 - dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

IV - a Lei nº 9.507, de 12 de novembro de 1997 - regula o direito de acesso a informações e disciplina o rito processual do habeas data;

V - a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;e dá outras providências (Lei de Acesso à Informação);

VI - a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;

VII - o Decreto nº 4.073, de 2002 - regulamenta a Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

VIII - o Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003 - dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal;

I - IX - o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012 - regulamenta a Lei nº 12.527, de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição;

X - o Decreto nº 9.637, de 26 de dezembro de 2018 - institui a Política Nacional de Segurança da Informação, dispõe sobre a governança da segurança da informação e altera o Decreto nº 2.295, de 4 de agosto de 1997, que regulamenta o disposto no art. 24, caput, inciso IX, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e dispõe sobre a dispensa de licitação nos casos que possam comprometer a segurança nacional;

XI - o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 - que institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal e dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos;

XII - o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 - regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais; e

XIII - o Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 - dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal e regulamenta o art. 5º da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, quanto ao nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em interações com o ente público.

Art. 3º Para fins desta Política, consideram-se:

I - ciclo de vida: são as sucessivas etapas por que passam os documentos de arquivos, correspondendo às fases corrente, intermediária e permanente, da produção até sua eliminação ou guarda permanente;

II - fase corrente: primeira fase do ciclo de vida dos documentos arquivísticos em que esses são objeto de consultas frequentes ou já concluíram sua tramitação;

III - fase intermediária: segunda fase do ciclo de vida dos documentos arquivísticos em que esses são consultados eventualmente e estão aguardando destinação, não sendo guardados pelo produtor/acumulador;

IV - fase permanente: terceira fase do ciclo de vida dos documentos arquivísticos em que esses, pelo seu valor secundário, são objeto de guarda permanente;

V - governança: combinação de processos e estruturas implantadas pela alta administração para dirigir, avaliar e monitorar a gestão, com o intuito de alcançar os seus objetivos;

VI - gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao acesso, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente;

VII - órgão gestor (OG): órgão com responsabilidade de planejamento, execução, controle e ação das atividades inerentes à gestão documental, inclusive pela alocação de recursos humanos, materiais e orçamentários nas atividades de capacitação;

VIII - Sistema Arquivístico do Exército Brasileiro (SAEB): estrutura do EB que se dedica à gestão de documentos no âmbito da Instituição, integrando o SINAR e atendendo às resoluções do Conselho Nacional de Arquivos; e

IX - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística e Documental do Exército (SIGADEx): conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.

Art. 4º A implantação da governança da gestão documental viabilizará a preservação do acervo documental e histórico do EB e facilitará o acesso às informações e aos documentos arquivísticos.

Art. 5º A Política de Gestão Documental do Exército está alinhada à legislação arquivística em vigor.

Art. 6º A governança da gestão documental encontra-se em consonância com os objetivos estabelecidos pela Política de Informação do Exército.

Art. 7º O Comando do Exército, por intermédio do Estado-Maior do Exército (EME), deverá orientar, monitorar e avaliar o SAEB e o SIGADEx.

Art. 8º A gestão documental permeia todos os níveis da estrutura organizacional do EB.

Art. 9º A governança da gestão documental deve atender aos seguintes princípios:

I - confiabilidade: alinhamento dos objetivos estabelecidos à missão do EB, aos interesses da Nação e ao compromisso com os objetivos e as estratégias previamente definidos;

II - melhoria contínua de processos: análise e avaliação dos processos existentes, baseadas em evidências e orientadas pela visão das partes interessadas, para obter ganhos em efetividade para a Instituição, o Estado e a sociedade brasileira;

III - transparência: compromisso da Força com a divulgação das suas atividades, prestando informações confiáveis, relevantes e tempestivas à sociedade;

IV - uniformidade: garantia da padronização dos processos referentes à gestão documental e ao acervo histórico;

V - segurança: conjunto de ações que objetivam viabilizar e assegurar a disponibilidade, a inviolabilidade, a integridade, a confiabilidade e a autenticidade das informações; e

VI - necessidade de conhecer: condição para o acesso à informação sigilosa, nos termos da legislação.

Art. 10. A Política de Gestão Documental do Exército tem por objetivos:

I - aprimorar a governança da gestão documental no EB;

II - fornecer informações e orientações gerais que conduzam à elaboração de atos normativos voltados à execução da gestão documental;

III - contribuir para a preservação da memória e do patrimônio histórico e documental do Exército;

IV - adequar, por intermédio do SAEB, os processos de governança da gestão documental da Força;

V - propiciar as condições necessárias à implantação do SIGADEx;

VI - assegurar e agilizar o acesso à informação;

VII - aprimorar a segurança da informação dos dados custodiados ao Exército; e

VIII - estabelecer procedimentos para a proteção dos dados referentes às informações pessoais e ao tratamento das informações com acesso restrito.

Art. 11. A Política de Gestão Documental abarca o SAEB, como sistema estrutural, e o SIGADEx, como sistema de suporte.

Art. 12. O SAEB contempla as ações de avaliação, guarda e preservação do acervo documental, de difusão da informação e acesso a essa, acompanhando as evoluções científicas da Arquivologia.

Art. 13. O EME é o órgão responsável pelas medidas de governança da gestão documental no Exército.

Art. 14. Fica delegada ao EME a competência para elaborar e aprovar a Diretriz de Gestão Documental no Exército Brasileiro, com a finalidade de detalhar os procedimentos gerais para a consecução dos objetivos desta Política.

Art. 15. O EME deverá incluir, nessa Diretriz, aspectos relacionados aos documentos digitais, tais como: a digitalização, a preservação digital e a criação de um repositório arquivístico digital confiável e de uma plataforma de descrição, acesso e difusão.

Art. 16. O Departamento de Educação e Cultura (DECEx) é o OG do SAEB.

Art. 17. Fica delegada ao DECEx a competência para elaborar e aprovar as Instruções Reguladoras (IR) da gestão documental, definindo diretrizes, estabelecendo procedimentos e fornecendo orientações técnicas de práticas e metodologias.

Art. 18. O SIGADEx é o sistema informatizado oficial do Exército para apoiar a gestão documental na Força.

Art. 19. O Departamento de Ciência e Tecnologia (DCT) é o OG do SIGADEx, dando suporte técnico às ferramentas tecnológicas necessárias à execução das atividades de gestão documental.

Art. 20. Fica delegada ao DCT a competência para elaborar e aprovar as IR do SIGADEx, alinhadas às diretrizes do DECEx para o SAEB.

Art. 21. O Centro de Inteligência do Exército será o órgão técnico de apoio ao DECEx e ao DCT para questões relacionadas a documentos sigilosos.

Art. 22. As sugestões para aperfeiçoamento desta Política deverão ser remetidas ao EME.

Art. 23. Os casos omissos ou excepcionais serão resolvidos pelo Comandante do Exército.